Mesaj şablonu, danışanlardan tekrar tekrar gelen aynı soruya her seferinde sıfırdan cevap yazmak yerine, bir kez hazırlanmış ve danışana göre küçük bir ekleme ile gönderilen hazır bir metindir. Amaç cevabın içeriğini her gün yeniden kurmamak, sadece danışana özel kısmı tamamlayıp göndermektir.
Hangi mesajlar şablona dönüştürülmeli?
Şablon adayını bulmak için son bir iki haftalık yazışma geçmişine bakmak yeterli. "Tartıma ne zaman geleyim", "dışarıda yemek yiyeceğim ne yapmalıyım", "kilom düşmüyor" gibi cümleler haftada birden fazla danışandan geliyorsa bu sorular şablon adayıdır.
Bu liste diyetisyenden diyetisyene büyük farklılık göstermez: randevu hatırlatma, ölçüm günü bilgisi, paket bitişi, seyahat/tatil sorusu ve fiyat sorulan ilk mesaj en sık tekrarlanan başlıklardır. Bir cevabı son bir ayda üç kereden fazla yazdıysanız, o cevap artık şablona dönüştürülmeyi hak ediyor demektir.
Şablon nasıl kişiselleştirilebilir bırakılır?
Şablonun iskeleti sabit kalmalı, danışana özel kısmı ise boş bırakılmalı. Örneğin "Merhaba [ad], bu hafta ölçüm gününüz [gün]. Sabah tok karına almayı unutmayın" cümlesinde ad ve gün değişken, tavsiye kısmı sabittir.
Şablonu göndermeden önce danışanın son mesajına veya o haftaki durumuna dair tek bir cümle eklemek, metni kopyala yapıştır gibi hissettirmekten çıkarır. Bu küçük ekleme, aynı şablonu her danışan için farklı kılan tek şeydir.
Hangi mesaj şablona uygun değildir?
Danışanın o anki özel durumuna dair bir yorum, bir ölçüm sonucunun değerlendirmesi veya bir şikayetin cevabı şablona kapatılmamalı. Bu tür mesajlar danışanın gerçekten kendisi için yazıldığını hissetmesi gereken cevaplardır.
Şablon, bilgi tekrarına hizmet etmeli; danışanın sağlık durumu, ilerlemesi veya memnuniyetsizliğiyle ilgili her mesaj serbest metin olarak kalmalı. Bu ayrımı netleştirmek, toplu mesajı kişiye özel hissettirme çabasının da temelini oluşturur.
Aynı cevap herkese birebir gitmesin diye ne yapılır?
Tek bir şablonun birkaç farklı yazımını (varyantını) hazırlamak, aynı soruya benzer ama birebir aynı olmayan cevaplar vermeyi sağlar. Bu, danışanların birbirleriyle yazışma karşılaştırdığı durumlarda metnin kopyala yapıştır gibi görünmesini önler.
Varyantları hazırlarken cümle sırasını veya örnek kelimeleri değiştirmek yeterli; tavsiyenin özünü değiştirmeye gerek yok. Önemli olan danışanın kendisine özel yazılmış bir mesaj aldığını hissetmesidir.
Şablonları kategorilere ayırmak neden işe yarar?
Yirmi otuz şablon biriktiğinde hangisinin hangi duruma ait olduğunu hatırlamak zorlaşır. Şablonları "randevu", "beslenme sorusu", "paket/ödeme", "motivasyon" gibi kategorilere ayırmak, ihtiyaç anında doğru metni saniyeler içinde bulmayı sağlar.
Bu ayrım olmadan şablon listesi büyüdükçe kullanılma oranı düşer; diyetisyen aramak yerine yeniden yazmayı tercih etmeye başlar. Kategorileme, şablon sisteminin uzun vadede işe yaramasının ön koşuludur.
Hangi durumlarda mesaj otomatik olarak atanabilir?
Belirli ve tekrar eden olaylara (paket süresinin dolması, randevu gününün yaklaşması gibi) bağlı mesajlar, önceden hazırlanmış bir şablon üzerinden otomatik gönderilecek şekilde ayarlanabilir. Burada otomatik olan gönderim zamanlamasıdır; mesajın içeriği diyetisyenin önceden yazdığı metindir, gelen soruya kendiliğinden cevap üreten bir sistem değildir.
Bu tür zamanlamalı gönderim, mesaj saatleri ve cevap süresi konusunda sınır koymayı kolaylaştırır; danışan bilgiyi beklemeden alır, diyetisyen de her olay için ayrıca hatırlatma yazmak zorunda kalmaz.
Oklava'da şablonlar nasıl çalışır?
Oklava'da sık kullanılan mesajlar şablon olarak kaydedilir ve danışanın adı {ad} ile metne otomatik yerleşir. Aynı şablonun birden çok varyantı eklenebildiği için aynı soruya verilen cevap her danışana birebir aynı metin olarak gitmez.
Şablonlar kategorilere ayrılabilir, böylece ihtiyaç anında doğru metin bulunur. Belirli durumlar için (paket bitişi veya randevu hatırlatma gibi tekrar eden olaylar) şablon otomatik mesaj olarak atanabilir; bu da yukarıda bahsedilen zamanlamalı gönderim ihtiyacını karşılar.
Karşılaştırma olarak, WhatsApp Business'ın kendi hızlı cevap özelliği de benzer bir mantıkla çalışır; ancak hesap başına en fazla 50 hazır metinle sınırlıdır ve bu metinler kişiselleştirme değişkeni (merge field) desteklemez, yani her danışana aynen aynı şekilde gider (Blueticks, WhatsApp Business App Limitations). Danışan yönetimine özel bir sistemde şablon, varyant ve kategori birlikte çalıştığında bu sınırlar ortadan kalkar.