Bir seans paketi, yalnızca bir fiyat etiketi değildir; kapsamı yazılı olarak tanımlanmış bir hizmettir. Paketin süresi (örneğin 8 hafta), içerdiği seans sayısı ve fiyatı net olarak belirlenmeli; bu bilgi hem diyetisyenin hem danışanın her an görebileceği bir yerde kayıtlı durmalıdır. Danışanın o anda hangi paketi kullandığı, kaç seansının kaldığı ve paketinin ne zaman biteceği sistemde izlenebilir olmalı.
Paket kapsamını neden yazılı tanımlamak gerekir?
Sözlü anlaşma, zamanla her iki taraf için de farklı hatırlanır. Danışan "sınırsız mesajlaşma vardı" diye hatırlarken diyetisyen bunu hiç söylememiş olabilir; kapsam yazılı değilse bu tartışma danışan kaybına kadar gidebilir.
Yazılı tanım aynı zamanda diyetisyenin kendisi için de bir kontrol noktasıdır. Hangi pakette neyin olup neyin olmadığını her danışanda yeniden hatırlamak yerine, tanımlı bir kayda bakmak yeterli olur.
Bir paket tanımında hangi bilgiler olmalı?
Üç bilgi asgari olarak yazılı olmalı: süre, seans sayısı, fiyat. Süre, paketin kaç hafta veya ay geçerli olduğunu; seans sayısı, bu süre içinde kaç görüşme hakkı tanındığını; fiyat ise danışanın ne kadar ödediğini gösterir.
Bunlara ek olarak, hangi hizmetlerin pakete dahil olduğu da (ilk görüşme, kontrol seansı, mesaj desteği gibi) ayrı ayrı yazılmalı. "Pakette ne var" sorusunun cevabı, danışanla her konuşmada yeniden kurulmak yerine, bir kere tanımlanıp her seferinde aynı şekilde uygulanmalı.
Farklı hizmetler için ayrı paketler gerekir mi?
Genellikle evet. İlk görüşme ile kontrol seansı farklı sürede ve farklı içerikte geçtiği için, bunları tek bir "genel danışmanlık" paketi altında toplamak yerine ayrı hizmetler olarak tanımlamak daha nettir.
Örneğin "İlk Değerlendirme", "4 Seanslık Takip Paketi" ve "Online Kontrol Seansı" ayrı hizmetler olarak tanımlanabilir; her birinin kendi süresi, seans sayısı ve fiyatı olur. Danışana hangi hizmetin atandığı da buna göre kayıt altına alınır.
Danışanın hangi pakette olduğu nasıl takip edilir?
Her danışan kaydına, o danışana atanmış paket ve bu paketten kaç seansın kullanıldığı bilgisi işlenmeli. Bu bilgi danışan dosyasının bir parçası olduğunda, randevu alırken veya mesajlaşırken ayrıca hatırlamaya veya not defterine bakmaya gerek kalmaz.
Birden fazla danışanı olan bir diyetisyen için bu takip, kafadan yapılabilecek bir iş değildir. Hangi danışanın paketinin bittiğini, hangisinin yenileme zamanının geldiğini görmek için danışan bazında kayıtlı bir referans gerekir.
Paket bitince ne olur?
Seans sayısı tükendiğinde danışanın paketi sona erer ve diyetisyenin bunu fark etmesi gerekir; fark edilmezse ya ücretsiz seans verilir ya da danışan habersiz şekilde hizmet dışı kalır. Paketin bitiş noktası, danışan kaydında görünür olduğunda bu fark edilme işi otomatik hale gelir.
Yenileme kararı danışana ait olsa da, diyetisyenin bu kararı zamanında danışana hatırlatabilmesi için paketin ne zaman biteceğini bilmesi gerekir. Paket bilgisi kayıtlıysa, bu hatırlatma rastgele bir anda değil, doğru zamanda yapılabilir.
Paket tanımı ile ödeme takibi nasıl ilişkilenir?
Paket, hizmetin kapsamını tanımlar; ödeme kaydı ise bu kapsamın karşılığında ne alındığını gösterir. İkisi ayrı bilgiler olsa da, danışan dosyasında birbirine bağlı tutulmalı: hangi paketin satıldığı ve bu paket için yapılan ödemelerin veya taksitlerin durumu aynı kayıttan izlenebilmeli.
Ödeme ve taksit takibinin detaylarını Diyetisyen Muhasebesi: Ödemeleri, Taksitleri ve Paket Satışlarını Nasıl Takip Edersiniz? yazısında ele aldık. Paketin fiyatını nasıl belirleyeceğiniz ayrı bir konu; bunun için Diyetisyen Fiyatlandırması: Paket Kurmanın Mantığı yazısına bakabilirsiniz.
Oklava'da paket ve hizmet tanımlama nasıl işler?
Oklava'da sunulan hizmetler ve paketler süre, seans sayısı ve fiyatlarıyla tanımlanır ve danışana atanır. Bir danışana hangi paketin tanımlı olduğu, danışan kaydının bir parçası olarak görünür; ayrı bir not tutmaya gerek kalmaz.
Pakete bağlı ödeme ve taksit kayıtları da aynı danışan dosyası üzerinden izlenir; bir paketin karşılığında ne kadarının ödendiği, kalan tutarın ne olduğu buradan takip edilebilir. Oklava bir ödeme sayfası sunmaz veya online ödeme almaz; yapılan ödemelerin kaydını tutar.
Seans takviminin paketle ilişkili ilerleyişi için randevu tarafındaki düzeni de kurmak gerekir; bu konuyu Randevu Yönetimi: Çakışmayı ve Unutulan Seansı Bitirmek yazısında anlattık.