Diyetisyen muhasebesinde asıl mesele "ne kadar tahsil ettim" ile "ne kadar kazandım" sorularını ayırmaktır. Bir danışan 6 seanslık paketi taksitle ödüyorsa, o ayki tahsilat paketin tamamı değil sadece o ay gelen taksittir; kazanç ise verilen hizmetin karşılığıdır. Bu ikisini karıştıran diyetisyen, aslında ne kadar kazandığını hiçbir zaman net göremez.
Tahsil edilen ile kazanılan gelir arasındaki fark nedir?
Tahsil edilen, o ay banka hesabına veya kasaya giren para; kazanılan ise o ay fiilen verilen danışmanlık hizmetinin karşılığıdır. Bir danışan Ocak'ta 3 taksitli bir paket satın alıp ilk taksidi ödediyse, Ocak ayı tahsilatınız sadece bu taksit kadardır. Ama paket kapsamındaki görüşmeler Ocak, Şubat ve Mart'a yayılıyorsa, kazanç da bu üç aya bölünmüş sayılır.
Bu ayrımı yapmayan diyetisyen, yoğun satış yaptığı bir ayı "iyi ay" sanıp sonraki ayların sakin görünmesine şaşırabilir. Oysa önceki ayda satılan paketlerin hizmeti hâlâ veriliyordur, sadece tahsilat o ayda toplu görünmüştür.
Danışan başına ortalama gelir neden takip edilmeli?
Danışan başına ortalama gelir, toplam cironun o dönem hizmet verilen danışan sayısına bölünmesiyle bulunur ve hangi paketlerin veya hizmet türlerinin işinizi gerçekten taşıdığını gösterir. Bu rakam düşükse sorun genelde paket yapısında veya fiyatlandırmadadır, danışan sayısında değil.
Aynı danışan sayısıyla çalışan iki diyetisyenin geliri çok farklı olabilir; fark genellikle paket büyüklüğü ve tekrar satın alma oranından gelir. Paket fiyatlandırmasını nasıl kurgulayacağınızı diyetisyen fiyatlandırması: paket kurmanın mantığı yazısında daha ayrıntılı ele aldık.
Tekrar eden ve tek seferlik geliri ayırmak neden önemli?
Tekrar eden gelir, aboneliğe benzer şekilde düzenli devam eden danışanlık ücretlerini; tek seferlik gelir ise danışma başına veya paket başına bir kez alınan ücreti kapsar. İkisini tek bir toplam gelir rakamı altında görmek, gelecek ayın ne kadar güvenilir olduğunu tahmin etmenizi zorlaştırır.
Mesela 10 danışanınız aylık düzenli ödeme yapıyorsa, bu gelir önümüzdeki ay da büyük ölçüde tekrarlanacaktır. Ama o ay sadece tek seferlik ilk görüşme ücretleri ağırlıktaysa, aynı geliri gelecek ay görme garantiniz yoktur.
Ay sonu kontrolünde nelere bakılmalı?
Ay sonunda üç şeye bakmak yeterlidir: o ay tahsil edilen toplam tutar, o ay hizmeti verilip kazanılmış sayılan tutar ve bekleyen taksitlerin toplamı. Bekleyen taksitler, gelecek aylarda garanti gelen ama henüz kasaya girmemiş paradır ve nakit akışını planlarken ayrı tutulmalıdır.
Buna ek olarak o ay kaç danışana hizmet verildiğini ve kaç yeni paket satıldığını not etmek, danışan başına geliri aylar arasında karşılaştırmanızı sağlar. Bu kontrolü Excel üzerinden yapanlar için satır sayısı arttığında işin nereye kadar sürdürülebilir olduğunu Excel ile danışan takibinin sınırları yazısında değerlendirdik.
Ödeme ve paket takibi pratikte nasıl yürütülür?
Oklava'da ödemeler, taksitler ve paket satışları danışana bağlı olarak kaydedilir; yani her ödeme hangi danışana, hangi pakete ait olduğu görülerek işlenir. Sunduğunuz hizmetler ve paketler süre ve fiyatlarıyla önceden tanımlanır, böylece her satışta aynı bilgileri yeniden yazmak gerekmez.
Raporlar kısmında dönemlik gelir ve o dönemde hizmet verilen danışan sayısı görülür; bu, danışan başına ortalama geliri kendiniz hesaplamanız için gereken temel rakamları sağlar. Ödeme kayıtlarını CSV olarak dışa aktarabilirsiniz, bu da kendi muhasebe çalışmanızda veya mali müşavirinizle paylaşırken işe yarar.
Burada net olmak gerekir: bu kayıtlar sizin kendi gelir takibiniz içindir, fatura kesme veya e-fatura işlemi değildir. Oklava resmi bir muhasebe programı değildir ve fatura düzenlemez.
Resmi vergi ve muhasebe için ne gerekir?
Diyetisyenler serbest meslek erbabı sayıldığı için resmi gelir beyanı, fatura/serbest meslek makbuzu düzenleme ve vergi hesaplamaları ayrı bir süreçtir ve bunun için mali müşavirle çalışmanız gerekir. Kendi tuttuğunuz tahsilat ve paket kayıtları, mali müşavirinize dönemlik geliri özetlemek için faydalı bir ön bilgi olabilir ama resmi defterin veya beyannamenin yerine geçmez.
Paket ve taksit yapınızı netleştirdikten sonra bu bilgiyi mali müşavirinizle paylaşmak, beyan sürecini hem sizin hem onun için kolaylaştırır. Kendi kayıtlarınız ile resmi kayıtların birbirini tamamladığını, birbirinin yerine geçmediğini akılda tutmak en sağlıklısıdır.