Boş kalan seansı azaltmak için randevu programında iki şey aynı anda çalışmalı: danışanın seans saatini unutmasını önleyen zamanında bir hatırlatma ve diyetisyenin kendi günlük programıyla randevu takvimini aynı yerde görmesi. Hatırlatma danışanın unutmasını engeller, takvim senkronu ise diyetisyenin kendi çakışmasını önler. İkisinden biri eksik kaldığında boş seans riski sürer.
Kaçırılan bir randevunun diyetisyene maliyeti nedir?
Boş kalan bir seans saati, o saate ayrılan ücretin kaybı demektir; aynı zamanda o saate alınabilecek başka bir danışanın da kaybedilen fırsatıdır. Haftalık program sık sık son dakika boşluklarla deliniyorsa bu, tek bir seansın değil, aylık doluluk oranını düşüren bir örüntünün işaretidir.
Maliyet yalnızca o seansla sınırlı kalmaz. Diyetisyen o saati boş geçirirken bekleme listesindeki başka bir danışana da yer açamamış olur; bu da uzun vadede kliniğin kapasitesini olduğundan düşük göstermesine yol açar.
Hatırlatma ne zaman gönderilmeli, ne tonda yazılmalı?
Hatırlatmanın zamanlaması, danışanın gerekirse planını değiştirebileceği kadar erken ama unutmayacağı kadar yakın olmalı. Randevudan bir gün önce gönderilen tek bir mesaj, çoğu danışan için yeterli bir hatırlatma penceresi sağlar.
Ton, resmi bir uyarı gibi değil, zaten süregelen bir ilişkinin doğal devamı gibi okunmalı. Danışanın adını kullanan, seans saatini ve varsa getirmesi gereken bilgiyi (son ölçüm, tahlil sonucu) içeren kısa bir mesaj, uzun ve resmi bir metinden daha işe yarar.
Oklava'da bu tür hatırlatma mesajları tarayıcı eklentisi üzerinden hazırlanır; diyetisyen mesajı görüp onay verdikten sonra danışana gider ve ayarlardan tamamen açılıp kapatılabilir. Her seferinde sıfırdan yazmak yerine önceden hazırlanmış bir mesaj şablonu kullanmak, hem zaman kazandırır hem de mesajın tonunu tutarlı tutar.
Hatırlatma her zaman yeterli mi?
Hayır; hatırlatma yalnızca unutma kaynaklı boşlukları azaltır, iş ya da sağlık nedeniyle gelememeyi önlemez. Gülhane Eğitim ve Araştırma Hastanesi romatoloji polikliniğinde yapılan bir çalışmada, randevusuna gelmeyen hastaların yalnızca yüzde 5,7'si randevu tarihini hatırlayamadığını belirtmiş; yüzde 44,7'si ise iş nedeniyle izin alamadığı için gelememiş (Journal of Turkish Society for Rheumatology).
Bu oranlar kamu hastanesi ortamına ait olsa da gösterdiği şey açık: hatırlatma tek başına bir çözüm değil, sadece bir parçası. Randevu değişikliğini kolaylaştırmak, bekleme listesi tutmak ve iptal politikasını baştan netleştirmek gibi başka önlemler de gerekiyor; bu konudaki pratik adımları randevu yönetimiyle ilgili yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.
Randevuları kendi takviminizle aynı yerde görmenin faydası nedir?
Diyetisyenin özel randevularını ve danışan seanslarını tek bir takvimde görmesi, çift rezervasyon riskini ortadan kaldırır. Kişisel bir randevu nedeniyle o saate danışan planlamak ya da iki danışanı aynı saate yazmak, genellikle randevular farklı yerlerde tutulduğu için olur.
Oklava'da randevular Google Takvim ile gerçek zamanlı eşitlenir; bir tarafta yapılan değişiklik diğerinde de görünür. Apple Takvim ya da Outlook kullanan diyetisyenler ise aynı randevuları, takvim aboneliği bağlantısıyla kendi uygulamalarında görüntüleyebilir.
Bu, diyetisyenin randevu bilgisini görmek için ayrı bir uygulamayı açmasına gerek bırakmaz; kendi telefonundaki takvimi kontrol ettiğinde danışan randevularını da aynı yerde görür. Günlük programını tek bir ekrandan takip etmek, özellikle birden fazla işi (klinik, online danışanlık, kişisel randevular) bir arada yürüten diyetisyenler için çakışmayı önlemenin en pratik yolu.
Sonuç olarak boş kalan seansı azaltmak, tek bir özelliğe değil iki unsurun birlikte çalışmasına bağlı: danışana doğru zamanda ve doğru tonda ulaşan bir hatırlatma, diyetisyene kendi programını tek yerden gösteren bir takvim. Fiyatlandırma ve paket detayları için oklavahq.com/fiyatlandirma sayfasına bakabilirsiniz.