Danışan ilerleme raporu, belirli aralıklarla alınan ölçümlerin (kilo, bel çevresi, yağ oranı gibi takip ettiğiniz neyse) zaman içindeki değişimini gösteren, bu değişimi yazılı olarak yorumlayan ve danışanla paylaşılabilir biçimde (genellikle PDF) hazırlanan bir özettir. İyi bir rapor sadece sayıları sıralamaz; hangi dönemde ne olduğunu ve bunun neden olduğunu da açıklar.
Rapora hangi ölçümler girmeli?
Danışanla başta hangi ölçümleri takip edeceğinize karar verdiyseniz rapor da bunlarla sınırlı olmalı. Her görüşmede farklı bir ölçüm eklemek, grafiği okunmaz hale getirir ve danışanın kafasını karıştırır.
Kilo dışında bel çevresi, vücut yağ oranı gibi göstergeler kullanıyorsanız bunları da düzenli aralıklarla kaydetmeniz gerekir; aksi halde raporda boşluklar oluşur. Bu göstergelerin neden önemli olduğunu danışana nasıl anlatacağınızı kilo dışındaki başarı göstergeleri yazısında daha ayrıntılı bulabilirsiniz.
Sayıları nasıl anlaşılır anlatmalı?
Bir sayıyı tek başına vermek yeterli değildir; sayının ne anlama geldiğini de söylemeniz gerekir. "3 kg verdiniz" cümlesi bilgi verir ama "3 kg verdiniz, bu haftalık ortalama yaklaşık 500 gram, hedefinizdeki hızla uyumlu" cümlesi danışanın karar verebileceği bir bilgi verir.
Yüzde değişim, haftalık ortalama gibi hesaplamaları siz yapıp danışana sunmalısınız. Danışandan bu hesabı kendisinin çıkarmasını beklemek, raporun amacını boşa çıkarır.
Mümkünse her sayıyı bir referansla birlikte verin: önceki ölçümle kıyas, hedefle kıyas veya program başlangıcıyla kıyas. Referanssız tek bir sayı, danışan için çoğu zaman anlamsızdır.
Grafiği yorumsuz bırakmak neden yanlış?
Grafik, eğilimi gösterir ama nedeni açıklamaz; bu yüzden danışan grafiği tek başına gördüğünde kendi yorumunu üretir ve bu yorum çoğu zaman yanlış ya da gereksiz kaygı verici olur. Örneğin düz bir çizgiyi "hiç ilerlemiyorum" diye okuyabilir; oysa o dönem su tutma, adet döngüsü veya tuzlu bir hafta sonu olabilir.
Her grafiğin yanına bir iki cümlelik yorum yazın: "Bu dönemde değişim yavaşladı, bunun sebebi X olabilir" gibi. Yorum eklemeden gönderilen bir grafik, rapor değil sadece veridir.
Kötü giden dönem raporda nasıl gösterilir?
Kötü giden dönemi grafikten çıkarmak ya da raporu yalnızca iyi giden aylarla sınırlamak, danışanın kendi sürecini gerçekçi görmesini engeller. Dalgalanmaların ve duraklamaların da rapora dahil edilmesi, danışanın süreci bütün olarak anlamasını sağlar.
Kötü dönemi gösterirken suçlayıcı olmayın; neyin değiştiğini (seyahat, yoğun iş dönemi, tatil) nötr bir dille not edin. Bu notlar, aynı durum tekrar yaşandığında danışanla birlikte önceden önlem almanızı da kolaylaştırır.
Danışanın süreci bırakma kararını genellikle böyle duraklama dönemlerinde verdiğini düşünürseniz, bu dönemleri saklamak kısa vadede rahatlatıcı görünse de uzun vadede güveni zayıflatır. Danışan devamlılığı üzerine yazıda bu noktaya daha geniş yer verilmiştir.
Rapor görüşmenin merkezine nasıl konur?
Görüşmeye raporu önceden hazırlamış gelmek, görüşmenin akışını "nasıl geçti" sohbetinden "burada şunu görüyoruz, bundan sonra şunu yapalım" planına çevirir. Rapor, görüşmenin konuşma gündemini belirleyen belge haline gelmelidir.
Görüşme sırasında raporu ekrana getirip danışanla birlikte okumak, danışanın kendi verisine dahil olduğunu hissetmesini sağlar. Raporu görüşme sonrası "ayrıca" gönderilen bir ek değil, görüşmenin kendisi haline getirmek asıl fark burada ortaya çıkar.
PDF rapor neden tercih edilmeli?
PDF, danışanın raporu görüşme dışında da açıp inceleyebileceği, saklayabileceği ve istediğinde geri dönüp bakabileceği sabit bir format sunar. Ekran görüntüsü ya da mesaj metni olarak gönderilen veriler kaybolmaya veya bağlamından çıkmaya daha açıktır.
Oklava'da danışanın ölçüm geçmişi grafikle izlenebiliyor ve hedefe göre ilerleme görünür hale geliyor; bu ilerleme raporu PDF olarak üretilip danışanla paylaşılabiliyor. Ayrıca önce/sonra fotoğrafları danışan dosyası içinde karşılaştırılabiliyor, böylece rapor sadece sayılardan ibaret kalmıyor.
Bu noktada belirtmek gerekir: rapor hazırlama ve PDF üretme süreci, vücut analiz cihazlarından verinin otomatik olarak aktarılması anlamına gelmez; ölçümleri danışan dosyasına kendiniz girersiniz. Hangi ölçümleri hangi düzende tutacağınızı planlarken danışan dosyası düzeni yazısı asgari kayıt listesi için yol gösterici olabilir.
Rapor hangi sıklıkla gönderilmeli?
Bu, takip ettiğiniz programın ritmine bağlıdır; haftalık görüşülen bir danışana her görüşmede, aylık görüşülen bir danışana ise her görüşme öncesinde kısa bir rapor hazırlamak genel olarak işe yarar. Önemli olan sıklığın sabit olması, danışanın raporu ne zaman bekleyeceğini bilmesidir.
Ölçümlerin düzenli ve aynı koşullarda alınması, raporun güvenilirliğini doğrudan etkiler; bu konuyu antropometrik ölçümlerin düzenli kaydı üzerine yazıda daha detaylı ele aldık.