Danışan formu, beslenme planını doğrudan etkileyecek bilgileri içermeli: iletişim bilgisi, mevcut sağlık durumu, kullanılan ilaçlar, alerji/intolerans ve beslenme hedefi zorunlu olmalı. Cevabıyla ne yapacağınız belli olmayan her soru formdan tamamen çıkarılmalı, uzunluk için değil işlevsizlik için elenmeli.
Danışan formunda hangi bilgiler mutlaka olmalı?
Plan hazırlamadan önce bilinmesi zorunlu olan bilgiler formda yer almalı: kimlik ve iletişim bilgileri, kronik hastalık, kullanılan ilaç, alerji veya intolerans, önceki diyet denemeleri ve danışanın hedefi. Bu alanlar olmadan güvenli ve isabetli bir plan kurmak zaten mümkün değil, dolayısıyla zorunlu olmaları tartışmasız.
Bunun dışındaki her alan için farklı bir mantık işletilmeli. Soru ilginç olabilir ama plana girmiyorsa formda yeri yok.
Sorunun cevabıyla ne yapılacağı belli değilse ne olmalı?
Cevabını hiçbir zaman kullanmayacağınız bir soru formda bulunmamalı. Bu, formu tasarlarken her satırı test etmek için kullanılabilecek en pratik kural: "Bu cevabı aldığımda planda veya takipte ne değiştirecek?" sorusuna net bir yanıt yoksa, o alan formdan çıkar.
Örneğin danışanın mesleği veya günlük rutini merak edilebilir, sohbet için değerli olabilir. Ama bu bilgi planı şekillendirmiyorsa formda değil, ilk görüşmede sözlü olarak edinilmeli.
Formu ne kadar kısa tutmalı?
Form ne kadar kısaysa tamamlanma olasılığı o kadar yüksek olur. Danışan formu doldururken her ek alanda formu bırakma riski artar, özellikle mobil cihazdan dolduruyorsa bu risk daha da büyür.
Zorunlu alan sayısını en aza indirip geri kalan bilgiyi ilk seanstaki sözlü görüşmeye bırakmak hem formu kısaltır hem de danışanla kurulan ilk temasın niteliğini artırır. Formda toplanmayan bilgi kaybolmuyor, sadece doğru zamana ertelenmiş oluyor.
Zorunlu ve isteğe bağlı alanlar nasıl ayrılmalı?
Zorunlu alanlar yalnızca plan hazırlanmadan önce mutlaka bilinmesi gereken bilgilerle sınırlı tutulmalı: isim, iletişim, temel sağlık durumu, alerji. İsteğe bağlı alanlar ise danışan isterse doldurur, doldurmazsa formu tamamlamasını engellememeli.
Bu ayrım danışana da görsel olarak açıkça gösterilmeli, örneğin isteğe bağlı alanların yanına "isteğe bağlı" etiketi konmalı. Danışan hangi soruyu atlayabileceğini bilmiyorsa, gerekli görmediği bir alanda takılıp formu terk edebilir.
Hangi sorular formdan çıkarılmalı?
Detaylı öğün öğün geçmiş beslenme günlüğü, çok sayıda açık uçlu soru ve plana doğrudan etkisi olmayan hassas sorular (gelir düzeyi, aile durumu gibi) formdan çıkarılmalı. Bu tür sorular hem doldurma süresini uzatır hem de danışanda "bu neden soruluyor" tereddüdü yaratır.
Bu bilgiler gerçekten gerekliyse ilk görüşmede yüz yüze veya birebir mesaj üzerinden sorulabilir. Form, danışanı sisteme sokan ilk kapı olduğu için mümkün olduğunca az sürtünmeli tasarlanmalı.
Formu hesap açtırmadan doldurtmak tamamlanma oranını nasıl etkiler?
Danışana önce hesap veya şifre oluşturmasını isteyen formlar, doğrudan bağlantı üzerinden doldurulabilen formlara göre daha sık yarım bırakılır. Kayıt adımı, danışanın form doldurma niyetiyle sisteme üye olma niyeti arasına ek bir engel koyar ve bu engel her ek adımda bir kısım danışanın vazgeçmesine yol açar.
Oklava gibi sistemlerde formun bağlantı üzerinden hesapsız doldurulabilmesi, danışanın sisteme resmi kaydının diyetisyen tarafından sonradan tamamlanabilmesi anlamına gelir. Bu, formu bitirme oranını doğrudan etkileyen bir tasarım kararıdır; danışan önce formu doldurur, hesap işi arka planda diyetisyen tarafından hallolur.
Bu konuda net bir tamamlanma oranı vermiyorum çünkü elimde doğrulanabilir bir ölçüm yok. Ancak mantık basit: her ek adım, formu bitirme ihtimalini bir miktar düşürür.
Sağlık verileri form üzerinden istenirken nelere dikkat edilmeli?
Sağlık bilgisi, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve bu nedenle formda yalnızca plana gerçekten gerekli olan sağlık bilgisi istenmeli. Danışana bu verinin nasıl saklandığı ve kimlerle paylaşılıp paylaşılmadığı formun içinde kısaca belirtilmeli.
Verinin amacını açıkça yazmak, danışanın formu doldururken duyduğu tereddüdü azaltır. Şeffaf bir form, hem yasal açıdan hem de danışan güveni açısından daha sağlam bir zemin oluşturur.