Aynı danışana birden fazla diyetisyen bakıyorsa üç şeyi baştan kurmak gerekir: tek ve ortak bir danışan dosyası, kimin neyi değiştirdiğinin kaydı, görevlerin kim yapacak diye net biçimde dağıtılması. Bunlardan biri eksikse danışan dosyası çelişen bilgilerle dolar, bir sorun çıktığında kimin sorumlu olduğu anlaşılamaz.
Aynı danışana iki kişi bakınca kayıt bütünlüğü neden bozulur?
İki diyetisyen aynı danışanı ayrı dosyalarda, ayrı Excel sayfalarında ya da ayrı not defterlerinde takip ederse hangi bilginin güncel olduğu belirsizleşir. Biri ölçümü güncellerken diğeri eski plana göre mesaj atabilir, danışan iki farklı tavsiye alabilir.
Çözüm, iki diyetisyenin de aynı danışan kaydına, aynı anda, tek bir sistem üzerinden erişmesidir. Danışanın ölçümleri, plan geçmişi ve notları tek bir yerde toplandığında hangi diyetisyen baksa aynı güncel tabloyu görür.
"Kim ne yaptı" sorusu neden önemli?
Bir danışanın planında değişiklik yapıldığında, bu değişikliği kimin yaptığının kayıt altında olması klinik içi hesap verebilirliğin temelidir. Danışan bir sorunu dile getirdiğinde ya da bir karışıklık çıktığında, hangi diyetisyenin hangi tarihte neyi düzenlediğini geriye dönük görebilmek zaman kaybettirmez ve belirsizliği ortadan kaldırır.
Bu yalnızca sorumluluk meselesi değil, aynı zamanda ekip içi öğrenmenin de aracıdır. Bir meslektaşın bir danışanda nasıl bir yaklaşım izlediğini görmek, kliniğin ortak bir pratik geliştirmesine yardımcı olur.
Oklava'da ekip içindeki bir üyenin danışan kaydında, planında veya tarifte yaptığı değişiklik kayıt altında kalır. Yani "bu planı kim böyle güncelledi" sorusunun cevabı sistemde aranabilir, kimseye sorulması gerekmez.
Görev dağılımı nasıl yapılmalı?
Birden fazla diyetisyenin aynı danışan portföyüne baktığı kliniklerde, kimin hangi danışanla ilgileneceği ve hangi işin kimde olduğu net tanımlanmalı. Belirsiz görev dağılımı, bir işin "ben yaparım sanıyordum" diye iki kişi arasında kaybolmasına yol açar.
Bunun pratik çözümü, her görevi tek bir kişiye atayan ve bu atamayı görünür kılan bir yapıdır. Oklava'nın yapılacaklar listesinde bir görev belirli bir ekip üyesine atanabilir; böylece o işin kime ait olduğu ekibin tamamına açık olur.
Görev atamasını yazılı ve görünür tutmak, sözlü "sen bakıyordun değil mi" iletişiminden daha güvenilirdir. Özellikle danışan sayısı arttıkça bu fark daha çok hissedilir.
Klinikte ekip nasıl sisteme eklenir?
Oklava'nın Pro paketinde 10 diyetisyen aynı hesap altında birlikte çalışabilir, ihtiyaç halinde pakete ek koltuk eklenebilir. Güncel koltuk ve paket bilgisi için fiyatlandırma sayfasına bakılabilir.
Yeni bir diyetisyeni ekibe eklemek, o kişiye bir davet linki göndermek kadar basittir; link üzerinden katılan diyetisyen doğrudan ekibin parçası olur. Bu, her yeni diyetisyen için ayrı ayrı kurulum yapma ihtiyacını ortadan kaldırır.
Ekip üyeleri aynı danışan verisini nasıl görür?
Ekibe dahil olan diyetisyenler, kliniğin danışanlarını, tarif havuzunu ve diyet planı şablonlarını ortak olarak görür. Bir diyetisyenin hazırladığı tarif ya da plan şablonu, ekibin diğer üyeleri tarafından da kullanılabilir hale gelir; böylece her diyetisyen aynı işi baştan yapmak zorunda kalmaz.
Bu paylaşım aynı zamanda devamlılık sağlar: bir danışanın takibi bir diyetisyenden diğerine geçtiğinde, geçmiş kayıtlar ve planlar kayıp olmadan görülebilir durumda kalır.
Rol ve yetki konusunda nelere dikkat edilmeli?
Oklava'da şu an ekip üyeleri için ayrıntılı rol ve yetki seviyeleri (kimin hangi danışanı görebileceğini sınırlayan ayarlar gibi) bulunmuyor; ekibe eklenen her diyetisyen ortak danışan havuzuna erişir. Bu nedenle kliniğin kimi ekibe ekleyeceğine karar verirken, o kişinin tüm danışan verisine erişecek güvende biri olduğundan emin olmak gerekir.
Birden fazla kişinin aynı veri havuzuna erişmesi, KVKK açısından da bir sorumluluk doğurur. Kurul'un 2018/63 sayılı ilke kararına göre, kişisel verilere erişim yetkisi olan personelin bu yetkiyi aşarak ya da amaç dışı kullanarak veri işlemesi kanuna aykırıdır ve veri sorumlusunun bunu önleyecek teknik ve idari tedbirleri alması gerekir (KVKK 2018/63). Pratikte bu, ekibe kimin ekleneceğine dikkatli karar vermek ve danışan verisinin yalnızca tedavi amacıyla kullanılacağını ekiple net biçimde konuşmak anlamına gelir. KVKK sorumluluğunun danışan verisi özelinde diyetisyenleri nasıl bağladığını bu yazıda daha ayrıntılı ele aldık.
Klinik büyüdükçe altyapı nasıl kurulmalı?
Bir klinik tek diyetisyenden ekip çalışmasına geçtiğinde, danışan takibi için kullanılan altyapının da bu geçişi kaldırabilmesi gerekir. Danışan kayıtlarını hâlâ ayrı Excel dosyalarında tutan klinikler, ekip büyüdükçe hangi dosyanın güncel olduğunu takip etmekte zorlanır; bu sınırları Excel ile danışan takibinin sınırları yazısında işledik.
Klinik açılış aşamasındaysa, ekip çalışmasını da hesaba katan bir dijital altyapıyı en baştan kurmak, sonradan göç etmekten daha az zahmetlidir. Bu konuyu diyetisyen kliniği açarken dijital altyapı kurma yazısında ayrıntılı anlattık.
Sonuç olarak birden fazla diyetisyenin aynı danışanı takip etmesi, doğru kurulduğunda kliniğe devamlılık ve iş yükü paylaşımı kazandırır. Kayıt bütünlüğü ortak bir sistemle, izlenebilirlik değişiklik kayıtlarıyla, görev dağılımı ise net atamalarla sağlanır.