Gün içinde zaman nereye gidiyor
Bir diyetisyenin günü sadece danışanla görüşmekten ibaret değil. Ölçüm girmek, mesaj yazmak, plan hazırlamak gibi görünüşte küçük işler gün sonunda saatlerce zaman alabiliyor. Bu işlerin çoğu tekrar eden, standartlaştırılabilir işler olduğu için üzerinde biraz düzen kurmak, haftalık iş yükünü belirgin şekilde azaltabilir. Aşağıda diyetisyenlerin danışan takibinde en sık zaman kaybettiği üç alanı ve bunlar için uygulanabilir çözümleri paylaşıyoruz.
1. Ölçüm kayıtlarının dağınık tutulması
Kilo, çevre ölçümleri, vücut analiz sonuçları gibi veriler çoğu zaman birden fazla yerde tutuluyor. Bir kısmı kağıt üzerinde, bir kısmı Excel dosyasında, bir kısmı da WhatsApp yazışmalarında kalıyor. Danışanın geçmiş verilerine bakmak gerektiğinde bu dağınıklık, bilgiyi bulmak için gereksiz zaman kaybına yol açıyor. Ayrıca farklı formatlarda tutulan veriler arasında karşılaştırma yapmak da zorlaşıyor.
Bu sorunun çözümü, ölçümleri tek bir yerde ve standart bir şablonla kaydetmek. Her danışan için aynı alanları içeren bir kayıt formu kullanmak, hangi tarihte hangi ölçümün alındığını net şekilde görmeyi sağlar. Dijital bir kayıt sistemi kullanılıyorsa, geçmiş ölçümlerin tarih sırasına göre otomatik listelenmesi, danışanla görüşme öncesi hızlıca geçmişe bakmayı kolaylaştırır. Kağıt üzerinde çalışmayı tercih edenler için bile tek bir defter veya dosya düzeni, farklı kaynaklarda veri aramaktan daha az zaman alır.
2. Her danışana tek tek mesaj yazmak
Randevu hatırlatma, plan gönderme, haftalık kontrol mesajı gibi yazışmaların büyük kısmı içerik olarak birbirine benziyor. Ancak çoğu diyetisyen bu mesajları her danışan için yeniden yazıyor. Danışan sayısı arttıkça bu tekrar eden yazışma süresi de doğrusal olarak büyüyor ve günün önemli bir kısmını alıyor.
Burada en pratik çözüm, sık kullanılan mesajlar için hazır şablonlar oluşturmak. Randevu hatırlatma, ölçüm günü bilgilendirmesi, plan teslim mesajı gibi tekrar eden metinleri bir kere yazıp saklamak, her seferinde sadece danışan adı ve tarih gibi küçük detayları güncellemeyi yeterli kılar. Randevu hatırlatmaları için otomatik gönderim özelliği sunan bir sistem kullanılıyorsa, bu işi tamamen elle yapmaktan kurtulmak mümkün. Danışanları benzer ihtiyaçlarına göre gruplandırmak da, aynı mesajı tek tek değil topluca göndermeyi kolaylaştırır.
3. Diyet planını her seferinde sıfırdan hazırlamak
Benzer hedefleri olan danışanlar için plan hazırlarken bile çoğu diyetisyen her defasında boş bir sayfadan başlıyor. Öğün sayısı, temel besin grupları, sık kullanılan yemek kombinasyonları gibi tekrar eden unsurlar yeniden yazılıyor. Bu durum, özellikle danışan sayısı arttığında plan hazırlama süresini uzatıyor.
Bu işi hızlandırmanın yolu, sık kullanılan öğün ve plan yapılarını temel şablonlar olarak kaydetmek. Örneğin belirli bir öğün düzenine sahip birkaç temel plan iskeleti hazırlayıp, danışana özel kısmı sadece bu iskelet üzerinde küçük değişikliklerle tamamlamak, planı baştan yazmaktan çok daha hızlı. Sık kullanılan yemek ve porsiyon kombinasyonlarını bir liste halinde tutmak da, plan hazırlarken aynı bilgileri tekrar tekrar hatırlamaya çalışmanın önüne geçer. Dijital planlama araçları kullanılıyorsa, önceki planları kopyalayıp üzerinde düzenleme yapmak da zaman kazandıran bir yöntem.
Küçük düzenlemeler, büyük zaman kazancı
Ölçüm kayıtlarını dağınık tutmak, her danışana ayrı ayrı mesaj yazmak ve planı her seferinde sıfırdan hazırlamak, tek başına küçük görünse de haftalık toplamda ciddi bir zaman dilimine karşılık geliyor. Bu üç alanda yapılacak basit düzenlemeler, örneğin standart kayıt şablonları, hazır mesaj metinleri ve temel plan iskeletleri, danışan sayısı arttıkça daha da fark yaratıyor.
Bu düzenlemeleri kağıt üzerinde de uygulamak mümkün, ancak Oklava gibi diyetisyenlere yönelik yönetim panelleri, ölçüm kayıtlarını tek bir yerde tutmayı, mesaj şablonlarını saklamayı ve plan iskeletlerini yeniden kullanmayı tek bir sistem üzerinden yapmayı kolaylaştırıyor. Hangi yöntemi seçerseniz seçin, önemli olan bu tekrar eden işleri bir kere düzene koyup sonrasında sadece küçük güncellemelerle ilerlemek. Böylece zamanınızın daha büyük bir kısmını danışanla doğrudan ilgilenmeye ayırabilirsiniz.